社内納涼会の案内メール例文集！基本構成からフォーマル・カジュアルまで

社内納涼会のお知らせメール、どう書けばいいか迷っていませんか。

ただ開催日時を伝えるだけでは、なかなか参加率は上がりません。

案内メールは、社員に「行きたい」と思ってもらうための最初のきっかけです。

そこで本記事では、納涼会案内メールの基本構成、押さえるべきポイント、そしてすぐに使えるシーン別のフル例文までまとめました。

フォーマルな全社向けから、カジュアルな同僚向け、さらには上司や新人、社外向けまで幅広く対応できるテンプレートを紹介します。

この記事を読めば、誰でも簡単に「わかりやすく、参加したくなる」案内メールが完成します。

幹事としての準備をスムーズに進めたい方は、ぜひ最後までチェックしてください。

社内納涼会の案内メールはなぜ重要なのか

納涼会は、日常の業務から少し離れて社員同士が交流できる貴重な場です。

そのスタート地点となるのが「案内メール」であり、このメールの書き方ひとつで参加率や会の雰囲気が変わります。

案内メールは単なる連絡ではなく、イベントを盛り上げる第一歩だと考えておくと良いでしょう。

参加率を左右する「第一印象」の役割

人はメールを開いた瞬間に「読みやすいか」「楽しそうか」を直感的に判断します。

件名や冒頭文が淡々としていると、必要な情報であっても心に残りにくくなります。

逆に、わかりやすく整理されていて季節感も感じられると、自然と参加への期待感が高まります。

第一印象が悪いと返信率が下がる恐れがあるため注意が必要です。

良い例	悪い例
件名に日付と参加締切を明記	「納涼会の件」だけで詳細が不明
冒頭に「暑さが本格化してきましたね」と季節感を添える	「納涼会をやります」とだけ書く

案内メールが担う3つの機能とは

納涼会の案内メールには、単なるお知らせ以上の役割があります。

大きく分けると次の3つです。

• 開催概要を周知する：日時や場所を正確に伝える
• 参加意欲を高める：会の雰囲気をイメージさせる
• 事務手続きをスムーズにする：出欠確認や返信方法をわかりやすく提示

この3つを満たすことで、ただの「連絡」ではなく、社員が参加を楽しみにできる案内となります。

案内メールは、イベント成功のカギを握る重要なツールだと意識して準備しましょう。

納涼会案内メールの基本構成と書き方

納涼会の案内メールは、誰が読んでもすぐに内容が理解できる構成にすることが大切です。

ここでは、件名から締めの言葉まで、押さえておきたい基本の流れを整理して解説します。

構成を整えるだけで、読みやすさと返信率は大きく向上します。

件名に必ず入れるべき情報【開催日・返信期限】

件名は、受信箱で最初に目に入る部分です。

「納涼会のお知らせ」だけではなく、開催日や出欠締切を入れるとより親切です。

件名に情報が不足すると、メールを開かれにくくなる可能性があります。

良い例	改善が必要な例
【要返信】7/28開催 納涼会のお知らせ（出欠締切7/15）	納涼会の件

冒頭あいさつに使える季節の言葉集

冒頭に一言、季節感を取り入れると温かみのある印象になります。

堅すぎず、社内の雰囲気に合ったトーンを選ぶと効果的です。

使えるフレーズ	雰囲気
梅雨が明け、暑さが本格化してまいりました	フォーマル寄り
毎日暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか	一般的
夏本番となりましたね、そろそろ冷たい飲み物が恋しくなりますね	カジュアル寄り

開催概要に入れる必須項目（日時・場所・会費・内容・連絡先）

開催概要は、情報が抜けていると参加判断ができません。

必要な項目は以下の通りです。

• 日時
• 場所（会場名・住所）
• 会費（会社補助の有無など）
• 内容（立食、交流企画など）
• 連絡先（幹事の部署・氏名・連絡方法）

「記」形式で箇条書きにすると読みやすくなります。

参加方法と返信期限の明記のしかた

参加の可否をどう伝えればいいのかが不明確だと、返信が集まりにくくなります。

「件名を変えずに返信してください」や「フォームURLに入力してください」といった指示を必ず明記しましょう。

明記した場合	明記しなかった場合
参加可否は7/15までにこのメールへ返信をお願いします。	参加できる方はご連絡ください。

案内メールは「誰でも迷わず動ける内容」にすることが鉄則です。

案内メール作成のポイント

基本の構成を押さえたうえで、さらに工夫を加えると読みやすさや返信率が高まります。

ここでは、案内メールをより効果的にするための具体的なポイントをご紹介します。

ちょっとした工夫で「参加したい」と思わせるメールに変わります。

スマホでも読みやすいレイアウト

多くの社員はスマホでメールを確認します。

そのため、1文ごとに改行を入れると読みやすさが格段にアップします。

20〜30文字で改行を意識すると視認性が良くなります。

読みやすい例	読みにくい例
改行をこまめに入れて短い文でまとめる	長い文章を詰め込んで改行しない

参加意欲を高める言葉選び

単なる「お知らせ」では参加率が伸びにくいです。

「交流を深めるきっかけに」「親睦を深める機会に」といった前向きな表現を取り入れましょう。

ネガティブな言葉や義務感を与える表現は避けるべきです。

返信率を上げるための工夫

参加確認の方法をシンプルにすることが大切です。

たとえば「件名を変えずに『参加』または『不参加』で返信」や「社内フォームにワンクリックで回答」など。

選択肢をシンプルにするほど返信率が上がります。

社風や相手に合わせた文体の選び方

堅い会社ではフォーマル、フラットな雰囲気の会社では少しくだけた文体が自然です。

また、上司や新人など個別に送る場合は相手に合わせたトーンを調整しましょう。

相手	適した文体
全社員	一般的で読みやすいトーン
上司	敬語を徹底したフォーマル
同僚や新人	少しカジュアルで親しみやすい

誰に向けて書くのかを意識すると、自然で伝わりやすい案内メールになります。

社内納涼会案内メールの例文集【フルバージョンあり】

ここからは、実際にすぐ使える案内メールの例文を紹介します。

件名から署名までそろったフルバージョンなので、そのままコピペして使うことも可能です。

シーン別に例文を準備しておくと、どんな状況でもスムーズに案内できます。

フォーマルな例文（社内全体向け・フルバージョン）

件名：【ご案内】社内納涼会開催のお知らせ（出欠締切：7/15）

本文：

お疲れさまです。総務部です。

日頃の業務への感謝を込め、下記の通り社内納涼会を開催いたします。

皆さまの交流の場として、楽しいひとときを過ごしていただければ幸いです。

――――

【日時】7月28日（金）19:00〜21:00

【場所】〇〇ビル 2階ホール（東京都〇〇区〇〇）

【会費】会社負担（無料）

【内容】立食形式、ゲーム企画あり

――――

参加可否については、7月15日（月）までに本メールへ「参加」または「不参加」でご返信ください。

皆さまのご参加を心よりお待ち申し上げております。

総務部

カジュアルな例文（社内向け・フルバージョン）

件名：夏を楽しもう♪納涼会のお知らせ（7/28開催）

本文：

こんにちは！総務チームです。

今年も納涼会の季節がやってきました。

美味しい食事やちょっとしたゲームも用意していますので、ぜひ一緒に盛り上がりましょう。

――――

【日時】7月28日（金）19:00〜21:00

【場所】居酒屋〇〇（新宿駅西口 徒歩3分）

【会費】1,000円（会社補助あり）

【内容】コース料理＋交流企画

――――

参加希望の方は、7月15日（月）までにこちらのフォームからお知らせください。

→ 参加フォームURL

皆さんのご参加を心から楽しみにしています。

総務チーム

上司や新人など個人宛の例文（フルバージョン）

件名：〇〇さん歓迎 納涼会のご案内

本文：

〇〇さん、お疲れさまです。△△です。

このたび〇〇さんを歓迎する場として、納涼会を下記の通り開催することになりました。

ささやかではございますが、交流のきっかけになれば幸いです。

――――

【日時】7月28日（金）19:00〜21:00

【場所】〇〇ビアホール

【会費】ご招待

――――

ご都合が合わない場合は遠慮なくお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

△△

社外向けの案内メール例文（フルバージョン）

件名：納涼会開催のご案内（出欠締切：7/10）

本文：

株式会社〇〇

△△部 △△様

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社 △△部の□□です。

このたび弊社では、恒例の納涼会を下記の通り開催することとなりました。

ご多用のところ恐れ入りますが、ご都合がよろしければぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。

――――

【日時】7月20日（金）18:30〜20:30

【場所】〇〇ホテル 宴会場（東京都〇〇区〇〇）

【会費】無料

――――

出欠につきましては、7月10日（水）までに本メールにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社 △△部 □□

短文・簡易版の例文（即使えるテンプレ）

件名：納涼会のお知らせ（7/28開催・返信は7/15まで）

本文：

お疲れさまです。総務部です。

下記の通り納涼会を開催いたします。

――――

【日時】7/28（金）19:00〜

【場所】〇〇ホール

【会費】3,000円

――――

7/15までに「参加」または「不参加」でご返信ください。

よろしくお願いいたします。

総務部

案内メールに合わせて行うと効果的な工夫

案内メールだけに頼らず、補足的な工夫を取り入れることで参加率がさらに高まります。

ここでは、幹事が取り入れやすいサポート施策を紹介します。

ちょっとした配慮で「返信が来やすい環境」をつくれます。

社内掲示板・ポスターでの追加告知

メールだけでは情報が埋もれてしまうことがあります。

社内掲示板や休憩スペースにポスターを掲示しておくと、視覚的に意識づけができます。

メールを見逃した人へのフォローにもなります。

メリット	注意点
複数の情報経路で周知できる	掲示物は日付や場所が正確であることを確認

チームリーダーからの声掛け依頼

チーム単位で声掛けをお願いすると、より確実に情報が届きます。

上司やリーダーから「参加できそう？」と声をかけてもらうだけで返信率は上がります。

一斉送信メールだけに頼らず、口頭フォローを組み合わせるのが効果的です。

リマインドメールを送るベストなタイミング

出欠の締切が近づいたら、リマインドメールを送ると返信漏れが防げます。

タイミングの目安は、締切の2〜3日前が理想です。

件名に「再送」や「リマインド」と入れておくと見逃されにくくなります。

タイミング	効果
締切の3日前	余裕を持って参加可否を確認できる
締切前日	最後のひと押しで返信を促せる

案内メール＋αの工夫をすることで、参加率が大きく改善します。

納涼会案内メールでよくある疑問Q&A

納涼会の案内メールを作成する際に、幹事が迷いやすいポイントをQ&A形式で整理しました。

事前に確認しておくことで、トラブルや手戻りを防げます。

よくある疑問をクリアにして、安心して準備を進めましょう。

Q1：メールは開催日の何日前に送るのがベスト？

A：目安は開催日の2〜3週間前です。

早すぎると予定が見えず、遅すぎると参加調整が難しくなります。

余裕をもって調整できる時期に送ると返信率が安定します。

送信タイミング	メリット
3週間前	スケジュール調整の余裕がある
1週間前	直前すぎて欠席が増える可能性あり

Q2：オンライン納涼会を案内する場合の書き方は？

A：基本構成は同じですが、以下の点を追加すると親切です。

• 接続用URL
• 推奨する接続方法（PC・スマホなど）
• 事前テスト接続の案内

URLは本文中に埋もれないよう、行を分けて提示しましょう。

Q3：会費や敬称で失敗しないための注意点は？

A：次の2点を徹底することで誤解を防げます。

• 会費：「会社負担」「補助あり」「実費負担」などを明確に記載する
• 敬称：名前や役職は誤記がないか必ずチェックする

よくあるミス	対策
「ご招待」と書いたのに当日徴収してしまう	メールと実際の運営条件を照合する
役職の書き漏れや誤変換	送信前にダブルチェックを行う

細部の確認を怠らないことで、信頼感のある案内メールになります。

まとめ｜社内納涼会案内メールで参加率を高めよう

社内納涼会の案内メールは、単なるスケジュール通知ではありません。

参加率を高め、イベントを盛り上げるための大切な第一歩です。

件名から本文の構成、例文の工夫まで意識することで、自然と「参加したい」と思わせる案内になります。

今回紹介した内容を振り返ると、次の3点が特に重要です。

• 件名と冒頭文で「わかりやすさ」と「親しみやすさ」を両立する
• 開催概要・参加方法を明確にし、返信しやすい仕組みを作る
• シーン別の例文を活用して、相手や状況に合った案内を送る

さらに、掲示板やリマインドメールなどの補足手段を取り入れることで、出欠管理がスムーズになります。

幹事としての準備が整えば、当日の会も自然と盛り上がりやすくなるでしょう。

心のこもった案内メールは、納涼会を「楽しみにされるイベント」に変えてくれます。